La Piattaforma europea dei sistemi di sicurezza sociale (ESIP) ha pubblicato a inizio novembre un documento di riflessione sulla comunicazione della Commissione europea del 6 settembre 2023 (COM (2023) 501 final) avente ad oggetto la “digitalizzazione del coordinamento della sicurezza sociale per facilitare la libertà di movimento nel mercato unico”.
ESIP[1] grazie all’ampia esperienza dei propri associati è in grado di informare il processo decisionale dell’UE, di offrire competenze, di partecipare a progetti innovativi, di sostenere iniziative mirate e di supportare il lavoro quotidiano delle istituzioni nazionali, compreso l’uso regolare degli strumenti digitali, presenti e futuri. I membri di ESIP sottolineano come la digitalizzazione del coordinamento della sicurezza sociale deve innanzitutto facilitare la risposta dei sistemi di sicurezza sociale alle sfide derivanti dall’elevata mobilità dei cittadini e dei lavoratori nel territorio dell’Unione (quindi, ad esempio, accelerare e semplificare le procedure, facilitare gli scambi di informazioni e dati tra le istituzioni previdenziali, garantire l’accesso ai diritti per i beneficiari delle prestazioni, combattere i rischi di frode e di errore, ecc.).
Gli enti di previdenza sociale nel riconoscere la centralità della digitalizzazione del coordinamento per la modernizzazione dell’intero sistema, apprezzano tutti gli sforzi e le risorse ad essa dedicati dall’UE perché faciliterà l’interazione tra gli enti e tra questi e i cittadini, in particolare per i lavoratori e i cittadini che si spostano in altri paesi per lavoro.
L’ambizione dell’UE di divenire il primo continente digitale grazie alla strategia del “Decennio Digitale 2030” deve poggiare, nel delicato settore del coordinamento della sicurezza sociale, su soluzioni digitali ben progettate e sostenibili. A tal fine gli enti associati in ESIP hanno formulato le seguenti raccomandazioni alle istituzioni europee.
- La digitalizzazione sia un mezzo e non un fine
Quando si implementano nuove soluzioni digitali, è bene rammentare che sono un mezzo per fornire migliori servizi ai cittadini e alle imprese. Gli enti di previdenza sociale sono interessati a migliorare le soluzioni digitali esistenti, condividendo le proprie esperienze e competenze e contribuendo allo sviluppo di nuove soluzioni incentrate sulle persone, coerenti, integrate e facili da implementare. I processi di digitalizzazione e coordinamento a livello europeo richiedono una pianificazione a breve e a lungo termine, la promozione dell’alfabetizzazione digitale, la valorizzazione delle conoscenze degli operatori e una comprensione completa e approfondita dei servizi offerti dalle istituzioni. Nella comunicazione della Commissione del 6 ottobre 2023 sono riportati una serie di esempi di progetti digitali in corso, ma non viene delineata una visione globale, né una strategia complessiva coerente che colleghi tra loro i progetti esistenti.
ESIP e i suoi associati, invitano pertanto la Commissione europea e il Consiglio europeo a:
➢ una maggiore consapevolezza del fatto che la digitalizzazione non può essere un obiettivo, bensì un mezzo per migliorare i servizi e l’accesso ai diritti da parte dei cittadini (ad esempio quando si predispongono o attuano nuove norme, progetti o attività in materia).
➢ far sì che la digitalizzazione sia utilizzata per facilitare le procedure per i beneficiari e le aziende.
➢ disegnare la digitalizzazione dei sistemi di sicurezza sociale riconoscendone le specificità.
➢ sviluppare una visione concreta, completa e coerente per l’approccio alla digitalizzazione, al fine di fornire soluzioni digitali adatte allo scopo, facili da usare ed efficienti.
➢ creare soluzioni digitali ben progettate e intersettoriali in collaborazione con le istituzioni di sicurezza sociale e i principali stakeholder (avvalendosi delle esperienze già esistenti).
- Coerenza e chiarezza: la chiave per un’attuazione di successo
Per attuare con successo la digitalizzazione del coordinamento della sicurezza sociale è opportuno adottare un approccio olistico. Le istituzioni di sicurezza sociale hanno bisogno di maggiore chiarezza sull’esatta portata del processo che la Commissione intende avviare, ad esempio in relazione alla natura sostitutiva o complementare delle procedure online rispetto a quelle offline, soprattutto in relazione alle esigenze specifiche delle diverse comunità. Una comprensione chiara facilita la progettazione e l’implementazione di soluzioni digitali. L’ESIP e gli enti associati invitano pertanto la Commissione e il Consiglio a:
➢ adottare un approccio olistico alla digitalizzazione della sicurezza sociale e al suo coordinamento, integrando tutte le iniziative digitali esistenti e future in un piano coerente.
➢ assicurare che la digitalizzazione del coordinamento della sicurezza sociale sia complementare ad altri processi, favorendo la riduzione degli oneri amministrativi per le istituzioni di sicurezza sociale e per i cittadini, in particolare, per quanto riguarda le esigenze delle persone più vulnerabili.
➢ digitalizzare la sicurezza sociale e i suoi processi di coordinamento laddove è possibile e più pertinente, garantendo che nessun beneficiario sia lasciato indietro.
➢ definire l’interoperabilità nel contesto del coordinamento della sicurezza sociale, rispettando le specificità dei sistemi nazionali di sicurezza sociale.
- Sfruttare l’esperienza delle istituzioni di sicurezza sociale
È necessario un approccio dal basso verso l’alto (bottom up) per creare un’architettura digitale europea adatta alla sicurezza sociale e al suo coordinamento, coinvolgendo tutte le parti interessate. La digitalizzazione deve essere sempre vista come uno strumento che tenga conto delle esigenze e delle specificità delle istituzioni di sicurezza sociale e di quelle di terzi, ossia i beneficiari, i datori di lavoro e altre parti della pubblica amministrazione che interagiscono con le istituzioni di sicurezza sociale. L’approccio olistico non può essere realizzato senza la partecipazione attiva degli enti previdenziali e dei loro esperti. Ogni ente previdenziale investe nella digitalizzazione e dispone di dipartimenti qualificati per le tecnologie dell’informazione e della comunicazione (TIC) che sono pienamente consapevoli del potenziale e dei limiti dei sistemi digitali che progettano, nonché delle esigenze commerciali dei vari utenti. Le loro conoscenze e competenze sono spesso cruciali per l’implementazione efficace ed efficiente delle soluzioni digitali progettate a livello europeo. Sfruttare queste competenze ed esperienze aiuterebbe a ridurre i rischi associati alla transizione verso nuovi sistemi digitali, evitando così di creare lacune nella digitalizzazione in tutta Europa. A titolo esemplificativo, del contributo offerto dalle istituzioni di sicurezza sociale, si pensi alla pianificazione realizzata per la gestione del cambiamento nel sistema di scambio elettronico di informazioni sulla sicurezza sociale (EESSI) e per l’introduzione del nuovo software europeo per la gestione della sicurezza sociale. Pertanto, ESIP e i suoi associati invitano la Commissione europea e il Consiglio a:
➢ considerare, nel momento della predisposizione di nuove norme e progetti, i contributi e i feedback sui processi di digitalizzazione forniti dalle istituzioni di sicurezza sociale e dai loro beneficiari.
➢ sfruttare il più possibile l’esperienza maturata dai tecnici dei sistemi informativi interni agli enti di sicurezza sociale, prevedendo a tal fine idonei canali di comunicazione diretta.
➢ valutare i risultati e analizzare gli insegnamenti dei progetti di digitalizzazione in corso e della loro attuazione, come ad esempio “EESSI”.
- Pensare al futuro tenendo conto dei risultati ottenuti
La comunicazione della Commissione europea menziona e sostiene l’idea di procedere con atti legislativi relativi al coordinamento della sicurezza sociale e alla digitalizzazione. Si ribadisce che la digitalizzazione deve rimanere uno strumento, un metodo per organizzare la comunicazione e la cooperazione tra le istituzioni di sicurezza sociale, indipendentemente dall’agenda legislativa. Oltre a pianificare nuovi progetti, si dovrebbe prestare attenzione al monitoraggio, all’aggiornamento e alla revisione degli attuali strumenti digitali (come ad esempio, ma non solo, EESSI) al fine di sostenere il lavoro delle istituzioni nazionali (le piattaforme esistenti aggiornate sarebbero più operative). Sarebbe utile sfruttare l’esperienza acquisita con gli strumenti esistenti per progettare le iniziative future. Le istituzioni di sicurezza sociale, concordano che EESSI deve rimanere la pietra angolare dell’architettura digitale per il coordinamento della sicurezza sociale. Il completamento della sua implementazione in tutte le istituzioni di sicurezza sociale deve proseguire, secondo una logica di mezzi per i Paesi ancora in ritardo nell’attuazione, ma soprattutto un approccio orientato ai risultati e la promozione del principio di leale cooperazione. Infine, ESIP chiede alla Commissione di garantire la piena attuazione del Single Digital Gateway (Regolamento 2018/1724), il punto unico di accesso digitale per i cittadini e le imprese, prima di avviare nuove iniziative digitali.
In considerazione di quanto rappresentato, ESIP e i suoi membri invitano la Commissione e il Consiglio a:
➢ attuare le iniziative e soluzioni digitali finalizzate al coordinamento della sicurezza sociale indipendentemente dall’agenda legislativa.
➢ garantire il miglioramento delle soluzioni digitali di coordinamento esistenti e l’interoperabilità per aprire la strada a nuove iniziative digitali (come l’attuazione del regolamento Single Digital Gateway).
➢ monitorare e rivedere gli attuali strumenti digitali (ad es. EESSI) in relazione all’efficacia del sistema di scambio ma anche alla qualità delle informazioni scambiate, nel rispetto del principio di leale collaborazione, al fine di soddisfare le esigenze degli enti previdenziali.
- Definizione delle priorità e uso oculato delle risorse per una digitalizzazione efficiente
ESIP accoglie con favore il coinvolgimento dell’Autorità europea del lavoro (ELA) nel coordinamento della sicurezza sociale, nel sostegno agli Stati membri e nella raccolta delle prassi nazionali, nell’agevolazione degli scambi tra le autorità nazionali e nell’analisi delle soluzioni digitali nazionali, in linea con gli obiettivi stabiliti nell’articolo 2 del regolamento istitutivo dell’autorità (2019/1149). Secondo ESIP e le istituzioni associate, una stretta collaborazione tra le istituzioni di sicurezza sociale e l’ELA potrebbe migliorare la mobilità dei lavoratori europei, facilitando l’individuazione delle difficoltà di attuazione e delle soluzioni tecniche pertinenti. L’ESIP accoglie con favore l’inserimento delle migliori prassi nazionali nella Comunicazione della Commissione europea. Si tratta di una prova vivente della determinazione dei membri ESIP a continuare a investire in queste soluzioni e a far funzionare il coordinamento, a beneficio di cittadini, datori di lavoro e istituzioni. Tuttavia, l’impegno dei membri ESIP nel trasformare l’integrazione, il coordinamento e la digitalizzazione della sicurezza sociale in una realtà tangibile per i cittadini europei deve essere accompagnato da un sostegno altrettanto tangibile e continuo da parte della Commissione. Ogni progetto pilota o piattaforma, nuova o esistente, avviata dalla Commissione europea comporta dei costi potenziali per le istituzioni di sicurezza sociale, sia in termini finanziari che di risorse umane. E’ necessario che questi costi siano tenuti da conto dalla Commissione e, quando possibile, sostenuti da finanziamenti adeguati. Pertanto, ESIP e le istituzioni associate invitano la Commissione europea e il Consiglio europeo a:
➢ considerare l’esperienza e i suggerimenti degli enti di previdenza sociale sull’uso quotidiano delle attuali soluzioni digitali per una pianificazione e un monitoraggio migliori.
➢ offrire finanziamenti adeguati, per coprire i costi e le esigenze (personale e sistemi TCI) per lo sviluppo e l’attuazione di nuovi progetti di digitalizzazione.
➢ consultare in modo proattivo e concordare la partecipazione di ESIP e dei suoi associati in futuri progetti e consorzi dell’Unione finalizzati allo scambio di conoscenze e allo sviluppo di idonee iniziative.
[1] ESIP riunisce 45 organizzazioni nazionali di sicurezza sociale di tutta l’UE, che erogano prestazioni di sicurezza sociale a oltre 385 milioni di cittadini europei.
